Il business plan, uno strumento per il controllo strategico

Come gestire l'idea di business

Il business plan rappresenta il documento “finale” che traduce un'idea d'impresa in fattori organizzativi e misure attese. Per perdurare nel lungo periodo, le aziende e i manager, devono individuare la propria “mission”, elaborando strategie attraverso piani aziendali atti a verificare come gli investimenti possono tradursi in valore di impresa.

In tale contesto, il business plan formalizza e quantifica una nuova iniziativa imprenditoriale guidando i manager e gli imprenditori nell'attuazione dell'idea.

Il business plan rappresenta dunque il documento che descrive l'idea imprenditoriale che nasce con lo studio della fattibilità economica di un piano o un progetto, con riferimento sia ad iniziative imprenditoriali in senso lato, come per esempio l'avvio di una nuova iniziativa economica, oppure iniziative singole che possono concernere il lancio di un nuovo prodotto o servizio. Il business plan rappresenta lo strumento con cui l'azienda effettua l'attività di pianificazione economico finanziaria.

La valutazione circa la fattibilità economica e finanziaria di un investimento dipende sia da fattori interni all'impresa, come le risorse umane a disposizione, le risorse finanziarie a titolo di capitale di rischio e di debito, le tecnologie appropriate all'iniziativa, che da fattori esterni, come il mercato di riferimento, generalmente non governabili dall'azienda.

Il business plan rappresenta un documento necessario sia per la gestione interna che per la gestione esterna all'impresa ed infatti:

• per la gestione interna è rilevante poiché consente di esplicare i fattori di successo e di criticità del progetto alle altre risorse umane, in modo da aversi un confronto di idee ed evitare perdite future. Inoltre, una volta approvato il progetto, lo si deve rendere pubblico internamente per poterlo attuare;
• per l'ambiente esterno, invece, è utile per valutare l'impresa e l'eventuale investimento sulla stessa.

In tal modo, finanziatori ed investitori possono analizzare il progetto, valutando al contempo i rischi e i benefici. Le banche e gli altri investitori istituzionali necessitano del documento per poterlo analizzare qualora si richiedano loro finanziamenti, soprattutto se ingenti e di grande rilevanza.

Si necessita pertanto di una chiara redazione del documento, la quale non deve prescindere dalla completezza e dalla veridicità nella formulazione dell'idea imprenditoriale.

Il business plan, inoltre, può essere impiegato per monitorare periodicamente l'andamento aziendale e le possibili strategie di innovazione e sviluppo di progetti già in essere.

Le fasi della redazione del business plan

Il business plan scaturisce da un articolato percorso di analisi che prevede:

• la definizione di idee e obiettivi;
• il disegno di un modello di funzionamento della futura impresa sostenibile, economica ed efficiente.

Sulla base di quanto delineato in queste fasi, sarà poi possibile quantificarne gli aspetti economici, patrimoniali e finanziari che, in ultima istanza, rappresenteranno sia le aspettative di rendimento atteso dall'iniziativa che il primo target di riferimento per i futuri confronti con i valori reali di funzionamento.

Per allineare il concetto che lega idea e pratica, il business plan riveste un ruolo centrale di fine ed inizio nella creazione del futuro sistema di controllo aziendale che, in funzionamento, sarà tenuto a:

• misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi strategici ed operativi già predefiniti;
• rappresentare le cause operative che hanno provocato le performance ai diversi livelli d'impresa, confrontandoli con i processi critici individuati;
• identificare le leve operative critiche e di successo da correggere o potenziare per migliorare i risultati rispetto a quelli attesi espressi nella parte quantitativa.

La stesura del plan prevede in una prima fase, la formulazione dell'idea di business ancorché accompagnata da una analisi delle attività organizzative e di ricerca che permettono di capire la fattibilità del progetto in essere. Dopo aver formulato l'idea, occorre descrivere la “missione” del progetto. In linea generale se il progetto riguarda una nuova attività, la prima fase prevede la descrizione dell'idea imprenditoriale, se, invece, il progetto fa riferimento allo sviluppo di un'impresa già esistenze, la fase iniziale consiste nella descrizione dei vantaggi della strategia di sviluppo.

È opportuno evidenziare che non esiste un vero e proprio schema standard di redazione del business plan sicché è estremamente rilevante la chiara e sintetica esposizione degli obiettivi e delle strategie da porre in essere per raggiungere tali obiettivi.

Nella seconda fase, si analizza l'effettiva convenienza dell'idea imprenditoriale, attraverso la necessaria verifica delle strategie, del mercato di riferimento e del metodo di organizzazione delle risorse. Pertanto, in tale fase, diviene necessaria la verifica dei molteplici fattori, di seguito riportati:

• esperienza sul settore per poter realizzare il progetto;
• conoscenza dell'area di business;
• competenze organizzative in capo alle risorse umane impiegate per la realizzazione della business idea.

Tale analisi permette di verificare se la dimensione aziendale è in grado di realizzare il progetto di business. Saranno dunque oggetto di analisi il modello di business da realizzare, il piano di vendita, il piano dei costi, il piano degli investimenti, il piano delle risorse umane e il modello organizzativo (v. Appendice 2).

Il passo successivo consiste nel raccogliere le informazioni suddette per valutare la strategia da attuare.

Successivamente, nella terza fase, si compie la valutazione economica e finanziaria dell'idea di business cioè si redigono i piani economici, finanziari e patrimoniali traducendo in termini economico monetari la fattibilità del progetto. In altri termini si devono quantificare:

• le risorse da impiegare;
• le spese di ricerca e sviluppo, di innovazione e di marketing strategico;
• i costi indiretti ossia quei costi relativi ai fattori di produzione che hanno una relazione indiretta con l'entità presa in riferimento (la business idea);
• i possibili rischi derivanti dall'attività oggetto di business;
• il ritorno economico-finanziario.

Effettuata la valutazione in termini monetari, l'obiettivo ultimo consiste nel considerare l'effettiva esecuzione o meno del progetto. La rinuncia all'esecuzione del progetto dovrebbe avvenire solo in questa fase, poiché l'analisi in senso lato aiuta ad avere una visione ampia, oltrepassando, ed analizzando, gli eventuali ostacoli che si potrebbero riscontrare. Il business plan generalmente subisce continue modifiche nel corso della redazione, proprio perché durante le fasi sopra descritte potrebbero sorgere nuovi rischi e/o nuove opportunità.

La fase finale prevede la redazione definitiva del business plan, al quale è opportuno allegare ulteriori documenti che possano fornire maggiore trasparenza sulla realtà aziendale, quali atto costitutivo, statuto, situazione economica e patrimoniale.

La redazione del business plan

Operativamente, per redigere il business plan è necessaria la proiezione dei dati patrimoniali, finanziari ed economici su un orizzonte temporale dai 3 ai 5 anni (v. Appendice 1). Nulla vieta tuttavia di redigere tale documento anche su orizzonti temporali più limitati, es. un anno o pochi mesi.

La base di partenza per la proiezione dei dati economici è la stima del fatturato che ci si attende di realizzare sulla base delle considerazioni fatte nel piano delle vendite.

Si definiscono poi i beni strumentali necessari per realizzare i prodotti/servizi che si intende offrire sul mercato sulla base di quanto sintetizzato nel piano della produzione. Le risorse umane necessarie definiscono il costo del lavoro da sostenere mentre le politiche delle scorte sono consentono di stimare i consumi e gli acquisti, tale passaggio è fondamentale per definire il costo del venduto e redigere il conto economico prospettico.

Lo stato patrimoniale prospettico dipende dalle immobilizzazioni individuate dal piano industriale ma anche da crediti e debiti commerciali calcolati attraverso i seguenti indicatori:

• (ricavi x 1,22 x giorni medi di incasso)/360
• (acquisti x 1,22 x giorni medi di pagamento)/360

I debiti bancari dovranno essere stimati attraverso la redazione del rendiconto finanziario prospettico che, definita una misura minima di cassa da mantenere, ha come incognita di quadratura proprio le risorse bancarie necessarie per l'equilibrio del progetto.

Conclusioni

Se il business plan è costruito nel modo fin qui delineato, costituisce di fatto una catena logica di business e conferisce al controllo di gestione una funzione realmente strategica e utile alla guida dell'impresa poiché collegata alle origini dei progetti d'azienda.

Se invece, come a volte accade, il business plan rimane un documento scollegato dal mondo della gestione manageriale d'impresa, si rischia di perdere di vista l'obiettivo definito a monte da realizzare strategicamente.

In uno scenario economico in continuo cambiamento, le opportunità di business, così come i relativi progetti ad esse collegate, diventano più numerose e necessitano di un costante controllo in merito all'aderenza all'idea di business iniziale.

Appendice 1: Schemi previsionali

Di seguito un esempio di schemi previsionali per il business plan in cui, da un esercizio in corso di conclusione (il 2011) si proiettano i dati per il periodo 2012-2015.

Appendice 2: Uno schema di business plan